برای داشتن تعامل بهتر و سازنده تر بین رئیس و کارمند هرکدام‌شان باید یک سری نکات را رعایت کنند
نویسنده : فرزانه شهریاردوست | کارشناس ارشد روان شناسی
صبح مشهد– ریشه بسیاری از مشکلات در محیط های کاری، نبود تعامل سازنده بین کارمندان و مدیران است. واضح است که اگر این مسئله به درستی مدیریت شود، همدلی در محیط های کاری به اوج خواهد رسید و همه از این که ساعت‌های زیادی از روز را در کنار هم سپری می‌کنند، احساس بهتری خواهند داشت. یک سری معیارها برای گفت و‌گو و تعامل سازنده بین مدیران و کارمندان می‌تواند موثر باشد که در ادامه به آن‌ها اشاره خواهیم کرد.
کارمندان بخوانند
به ترجیحات ارتباطی مدیرتان توجه کنید
همان طور که می‌دانید هر شخصی ترجیحات خاصی برای تعامل دارد. برخی مدیران برای شان اهمیت ندارد که درِ اتاقشان باز باشد یا پرسنل در هنگام کار مدیر برای موارد فوری به آن‌ها مراجعه کنند، در حالی که برخی مدیران ترجیح می‌دهند نیروهای شان برای صحبت با آن‌ها از قبل به آن‌ها پیام دهند یا طبق قرار قبلی به آن‌ها مراجعه کنند. موقع شناسی هم اهمیت ویژه‌ای دارد. شما باید برای گفت و گو با رئیس خود زمانی را انتخاب کنید که وی فشار روانی کمتری داشته باشد.
درخواست خود را شفاف بیان کنید
با توجه به این که اغلب مدیران پرمشغله هستند و حوصله و زمان کافی ندارند تا به صحبت‌های شما گوش دهند یا این که اطلاعات بسیار زیادی از سابقه ماجرا که گاهی نامرتبط به نظر می‌رسد از سوی شما دریافت کنند، توصیه می‌کنیم که درخواست و ترجیح خود را شفاف بیان کنید تا مدیر در زمان کمتری به نتیجه‌گیری درباره آن برسد.
ارزش و اعتبار خود را نشان دهید
این نکته را مدنظر داشته باشید که شما به دلیل خاصی استخدام شده‌اید: کیفیت کار، تجارب و شخصیت تان. بنابراین از این که ارزش و اعتبار خود را به مجموعه‌تان نشان دهید، نترسید. ممکن است تصور کنید مدیران مایل هستند که کارکنان صرفا با آن‌ها موافقت کنند، اما در حقیقت مدیران ترجیح می‌دهند کارکنان علاوه بر موافقت با آن‌ها، واقعیت ها و چالش های مربوط به شغل‌شان را که نیازمند توضیح است، ارائه دهند. کارمندی باشید که همیشه با واقعیت ها، اطمینان و پیشنهادهای مستدل سخن می‌گوید تا منجر به نتیجه شود، در این صورت مدیرتان به شما اعتماد ویژه‌ای خواهد کرد.
راه‌حل محور باشید
اگر برای بیان مشکلی به مدیرتان مراجعه می‌کنید، تا حدامکان راه‌حل آن را هم با خود به همراه داشته باشید. این نشان می‌دهد که شما چقدر در کار خود فعال و مسلط هستید. وقتی شما توجه رئیس‌تان را به مشکلی جلب می‌کنید، با ارائه راه‌حل نشان می‌دهید که مسئله تحت کنترل‌تان قرار دارد و اثبات می‌کنید شما توانمندی های لازم برای پیشرفت در مجموعه‌تان را دارید.
مدیران بخوانند
به جای من از ما استفاده کنید
وقتی مدیر یک مجموعه جملاتش را با «من می‌خواهم»، «من نیاز دارم»، «من فکر می‌کنم ما باید …» و … شروع می‌کند این پیام در جمله‌اش مستتر است که مسائل حول محور خودش است نه مشارکت و دیدگاه تیمی. در عوض، استفاده از «ما» روحیه کار تیمی را پرورش می‌دهد.
شفاف و خلاصه صحبت کنید
مدیران مجموعه‌ها با مختصر و مفید بودن تعاملات، هم به خود و هم به تیم‌شان کمک می‌کنند. خلاصه بودن اغلب منجر به شفافیت خواهد شد، بنابراین مخاطبان خواهند فهمید که از آن‌ها چه چیزی خواسته شده و آن‌ها باید به این خواسته چطور عمل کنند. زمانی که مدیری با پرسنل خود تعامل می کند، این که بداند مخاطبانش پیام صحبت های او را به درستی درک کرده اند، بسیار کمک کننده خواهد بود.
با سوالات مدیریت کنید نه با راهکارها
مدیران کارآمد از راهکارها سخن می‌گویند و فهرست نتایج قابل انتظار خود را تکرار می‌کنند اما مدیران تاثیرگذار به دیگران می‌آموزند که استراتژیک فکر کنند و این کار را با مطرح کردن سوالات انجام می‌دهند «شما فکر می‌کنید چطور بتوانیم جلو برویم؟»، «چه تخصص‌ها و تجاربی نیاز است؟»، «شما چه ایده هایی برای پیش رفتن دارید؟» و «چطور می‌توانیم تفاوت ها را در مجموعه مدیریت کنیم؟».
به جای «اما» بگویید «بله و …»
کلمه «اما» یک مانع تاریک است. این کلمه نه تنها مکالمه را به پایان میبرد، بلکه یک شخص را بر فرد مقابل برتری می‌دهد. در عوض، گفتن کلمه « بله و …» هم تایید می‌کند و هم برتری می‌دهد. اگر کارمندی بگوید «من می‌خواهم کمتر کار کنم» و این مقدور نباشد، به جای گفتن «اما شما نمی‌توانید»، بهتر است بگویید «بله. شما می‌خواهید کمتر کار کنید و من فکر می‌کنم این مقدور نیست، بنابراین درباره آن صحبت کنیم». در این صورت شما علاوه بر تصدیق کردن، راه مکالمه را هم باز گذاشته‌اید.
