اسناد ملی و میراث مکتوب که مجموعه‌ای از اندیشه‌ها، فرهنگ و تغییر و تحولات ملت‌هاست پشتوانه اصالت تاریخ ملی است که به موازات بازگو کردن بخشی از تاریخ، بیان کننده سیرتحولات گذشته با خط مشی های فرهنگی اعتقادی و سیاسی است و ۱۹اردیبهشت همان روزی است که در آن اهمیت حفظ اسناد به مردم و مسئولان یادآوری می‌شود.
به گزارش صبح مشهد، سابقه نگهداری از اسناد در ایران به دوران هخامنشیان می‌رسد. در دوران پس از اسلام نیز با توجّه به تأکید فراوان آموزه‌های اسلامی بر فرهنگ کتابت، توسعه حجم اسناد مکتوب را به همراه داشت که نیاز به سازماندهی و نگهداری آنها را افزایش داد. همچنین اهتمام مسلمانان در امر کتابت و پاسداری از قرآن خود نقش بسزایی در توسعه این فرهنگ داشت.
در دوره قاجاریه از زمان فتحعلی‌شاه نیز اسناد و مکاتبات و متن فرمان‌ها در دربار نگهداری می‌شد و آرشیو جز اداره بیوتات به‌شمار می‌رفت.
مرکزهای آرشیوی و اسنادی ایران گنجینه های بی مانندی از میراث مکتوب را در دل خود جای داده که آرشیو اسناد و مطبوعات سازمان کتابخانه‌ها، موزه‌ها و مرکز اسناد آستان قدس رضوی نمونه‌ای بی‌بدیل از آن به شمار می‌رود.
نگهداری و بهره‌برداری بهینه از اسناد و مدارک، مستلزم استقرار یک نظام صحیح و اصولی در امر حفاظت از این میراث مکتوب است که تاسیس مرکز اسناد آستان قدس رضوی براساس این اولویت شکل گرفت تا مکانی برای حفاظت از اسناد بزرگترین مرکز موقوفاتی جهان تشیع را فراهم آورد.
ارزش گذاری اسناد
زهرا فاطمی‌مقدم؛کارشناس مسئول ارزشیابی اسناد سازمان کتابخانه‌ها، موزه‌ها و مرکز اسناد آستان قدس رضوی با توجه به حجم گسترده اسناد تاریخی موجود در مجموعه و سرازیر شدن حجم وسیعی از اسناد سازمانی به مرکز اسناد رضوی، ارزش‌گذاری صحیح براساس قواعد سازمانی را اولین نکته در بایگانی اسناد عنوان می‌کند که رعایت آن در مدیریت دسترسی به اسناد، کنترل حجم اسناد بایگانی شده و کاهش هزینه‌های نگهداری بسیار موثر خواهد بود.
وی با دسته‌بندی اسناد به اسناد درگردش، راکد و نیمه جاری، از میان این مجموعه تنها اسناد راکد را قابل انتقال به مرکز اسناد و نگهداری دائم عنوان می‌کند که مابقی آن پس از طی شدن چرخه سندی و تبدیل شدن به راکد طبق قواعد و دستورالعمل‌هایی بایگانی، نگهداری و حفاظت می‌شوند.
فاطمی‌مقدم با اشاره به این نکته که افزایش جمعیت و گسترش فعالیت نهادها و سازمان‌ها سبب تولید بیش از حد اسناد و سوابق شده است که نگهداری آن هزینه‌های گزافی به دنبال دارد، نخستین چالش پیش روی آرشیوها را انتخاب اسنادی عنوان می‌کند که واجد ارزش نگهداری هستند.
آرشیو؛ ابزاری برای تسهیل دسترسی
وظیفه اصلی آرشیوها جمع‌آوری، حفظ و نگهداری، سامان‌دهی، اطلاع‌رسانی و ایجاد دسترسی به اسناد است که بخشی از آن از طریق دستگاه‌ها و سازمان‌ها تامین می‌شود.
استقبال مراکز برای حفاظت از اسناد سازمانی
بسیاری از اسناد به دلیل عدم آگاهی برخی مسئولان پیرامون جایگاه ارزشی آن و نگهداری غیر اصولی در حال نابودی است.
اما با پیگیری‌های صورت گرفته از سوی مسئولان امر و کارشناسان مرکز اسناد آستان قدس رضوی و نیز دستور ویژه قائم مقام سازمان در خصوص لزوم واگذاری اسناد راکد آستان قدس رضوی این اسناد در حال ارسال به سازمان کتابخانه‌ها، موزه‌ها و مرکز اسناد آستان قدس رضوی است.
بر این اساس طی سال ۱۴۰۰ حدود ۲۴۰ هزار برگ سند به همراه ۱۵۲۱ جلد دفاتر اداری از بایگانی‌های راکد آستان قدس رضوی به مرکز اسناد آستان قدس رضوی منتقل شد.
با تحقق این پیگیری، بسیاری از میراث مکتوب آستان قدس رضوی به مأمن خود وارد شد تا تجربیات اندوخته شده در میان اسناد، پیشینه اخذ تصمیم‌ها را برای آیندگان فراهم آورد.
